Preguntas frecuentes

No, el Registro Electrónico es un registro auxiliar del Registro General, pero únicamente habilitado para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones relacionados con determinados trámites y procedimientos. Estos procedimientos están publicados en el Catálogo de Procedimientos del Registro Electrónico. En cualquier caso siempre se podrá hacer uso de cualquier ventanilla del Registro General o de los Registros Auxiliares para dichos trámites.

No, solamente se podrán presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones relacionados con aquellos trámites y procedimientos de la Universidad y organismos públicos adscritos a ella que aparezcan publicados en el Catálogo de Procedimientos.

La presentación de solicitudes escritos y comunicaciones electrónicas tendrá idénticos efectos que la efectuada por los demás medios admitidos en el art. 38.4 de la Ley 30/1992.

El Registro Electrónico emitirá automáticamente un resguardo acreditativo de la presentación del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por la persona interesada, con indicación de la fecha y hora en que tal presentación se produjo en el servidor y una clave de identificación de la transmisión. Dicho resguardo consiste en un fichero electrónico firmado con el certificado del servicio Web de la Universidad que goza de plena validez legal.

La presentación de solicitudes podrá realizarse durante las 24 horas de todos los días del año. La recepción en un día inhábil se entenderá efectuada el primer día hábil siguiente constando como fecha y hora de entrada las cero horas y un segundo del mismo. El Registro Electrónico, para consignar la fecha y hora que permita acreditar el momento exacto en la que la comunicación se produce y que, a su vez, permita evitar el rechazo de dicha comunicación por la persona remitente o por la persona destinataria, se regirá por la fecha y hora oficial española.

No, los plazos siguen siendo los previstos en la normativa específica de trámite. Sólo serán considerados inhábiles los días así declarados.

Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo podrá interrumpirse por el tiempo imprescindible la recepción de solicitudes. La interrupción se anunciará con la antelación que, en su caso, resulte posible. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del Registro, y siempre que sea posible, la persona usuaria visualizará un mensaje en que se comunique tal circunstancia.

No, también puede utilizar MAC.

Portafirmas es una plataforma que permite realizar procesos de firma electrónica de documentos. Se trata de una aplicación web que permite tener centralizados los documentos que tiene que firmar una persona, permitiendo visualizar toda la información complementaria del documento a firmar.

Su ventaja fundamental es que permite enviar documentos a otras personas para que los firmen, y cuando esas personas firman los documentos, Portafirmas los pone inmediatamente a disposición de la persona solicitante de la firma, estableciendo circuitos de firma y automatizando la recepción de los documentos firmados. Esto hace más fácil enviar un documento para que sea firmado por varias personas, encargándose Portafirmas de la coordinación de la firma entre firmantes.

Sí, cuando vamos a la selección de firmantes, tenemos disponible la opción “Invitados”, en la que se nos solicita el nombre de la persona firmante y un correo electrónico al que le llegará el enlace para firmar el documento.

Cuando se firma un documento en portafirmas el sistema nos ofrece el mismo documento en dos versiones: firma e informe de firmas.

En la opción “firma”, el documento está firmado electrónicamente. Si lo abrimos en Adobe Acrobat podemos ver que lleva una firma asociada. Esta es la versión que utilizaremos por regla general siempre que trabajemos con el portafirmas. Al abrirlo veremos que la marca de la firma aparece solamente en la primera hoja, pero esto no debe confundirnos, la firma electrónica es un metadato que se asocia al documento en su totalidad, no se distribuye por páginas como lo hacíamos con la firma manuscrita, de tal manera, que, aunque veamos el reflejo de la firma solamente en la primera página del documento, éste está firmado en su totalidad, como se puede comprobar en Adobe Acrobat.

En la opción “informe de firmas”, el documento no lleva firmas asociadas (podemos comprobarlo abriéndolo en Adobe Acrobat), pero sí es un informe de las firmas asociadas a ese documento con los datos necesarios para poder identificarlo y con el código seguro de verificación para poder localizarlo a través de la Sede Electrónica de la Universidad Pablo de Olavide, donde se descarga el documento firmado.

Sí, para ello puede usar la aplicación Autofirma.

Uno de los principales objetivos de Autofirma es facilitar la firma electrónica de cualquier tipo de documento en formato pdf. Es una aplicación de firma electrónica desarrollada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Al poder ser ejecutada desde el navegador, permite la firma en páginas de Administración Electrónica cuando se requiere la firma en un procedimiento administrativo.

Puede descargarla y consultar su manual de utilización en el apartado  Requisitos Técnicos de la Ayuda de la Sede.

Una vez descargada e instalada en nuestro equipo, podemos pasar a firmar un documento, para lo que daremos los siguientes pasos:

1. Ejecutamos la aplicación Autofirma.
2. Seleccionamos el fichero que queremos firmar o arrastramos el archivo al área indicada.
3. Configuración de la firma: Tras seleccionar el archivo, Autofirma nos permite marcar dos opciones:
   
• Hacer la firma visible dentro del PDF. Esta opción es conveniente marcarla si queremos que la firma se vea dentro del documento.
• Insertar una marca visible dentro del PDF.
4. Una vez marcadas, podremos pinchar en firmar.
5. A continuación, debemos marcar el área donde queremos que aparezca la firma y luego pinchar en Siguiente. En la siguiente ventana, se muestra como aparecerá la firma, con opciones de personalización, en el apartado Configuración de la firma. Se puede añadir una imagen, o cambiar el tipo y tamaño de letra.  Para pasar al siguiente paso, pulsar en Aceptar.
6. Seleccionamos el certificado con el que se quiere firmar.
7. Finalmente, solo queda guardar el archivo con la firma y aparecerá una pantalla con información sobre el proceso. Si se necesita firmar más ficheros, podemos pinchar en la opción Firmar más ficheros. Si hemos terminado, podremos cerrar el programa
   

Sólo pueden firmarse en Portafirmas documentos oficiales en formato PDF.

Se entiende por documento oficial el emitido por miembros del personal de la UPO en el ejercicio de las funciones o competencias que tienen atribuidas.

No se pueden enviar documentos ".doc" para firmar, ya que en ellos no es posible adjuntar la firma en el pié del documento después de firmarlo. En los pdf en cambio, después de firmar el documento, aparece la firma en el pié justificando así la firma del mismo.

Probablemente necesite configurar el correo electrónico de notificación en portafirmas.

Para ello, pulse en el icono de configuración que está arriba a la derecha en la página principal del portafirma, seleccione correo y compruebe que tiene su correo configurado, si no es así, pulse en el botón “NUEVO” y escriba su dirección y pulse en Aceptar para guardarla.

Simplemente usando repetidamente el botón "Adjuntar documento", cada vez que se intente adjuntar un documento deberá escogerse si es un documento a firmar (Comunicación interna) o si es un documento informativo que no se tendrá que firmar, que es sólo para consulta.